- 自社携帯電話を365日持たされている方
- 休日でも関係なく仕事の電話がかかってくる方
- 休日の仕事の電話を少しでも減らしたい方
- 休日の仕事の電話がストレスで仕方がない方
- 仕事において電話は無駄だと強く感じている方
こんにちは！たいちゃんパパです！
私の簡単なプロフィールについては
こちらをご参照頂ければ幸いです。
休日のリラックスタイムに仕事の電話がかかってきてうんざり・・
家族との楽しい時間に仕事の電話がかかってきて
急に現実に戻される・・。
こんな経験をされた方も多いのではないでしょうか？
業種や職種によっては
ある程度は仕方ない部分も理解できます。
しかし、できることであれば極力
休日に仕事の電話は取りたくない！
これが多くの方の本音なのではないしょうか？
結論からお伝えします。
休日にかかってくる仕事の電話を減らす方法は
- 休業日前日の事前準備を徹底する
- 電話がかかってくる相手を上手く手玉にとる
この2点になります。
そこで今回は
休日は多いときに50件ほどかかってきていた仕事の電話を
現在、0～5件ほどまでに減らした私が
休日にかかってくる仕事の電話の減らし方について
詳しく解説していきます。
休日の電話の減らし方について①
それでは休日の仕事の電話の減らし方について
順番に解説していきます。
注意点として
私の職種は営業職です。
ですので、営業職目線での解説になります。
また、社用携帯を365日持たされている方を
前提として書いております。
しかし、根本部分では
全ての職種に共通する内容であると思います。
少しの間お付き合い頂ければ幸いです。
休業日前日の事前準備を徹底する
まずは、休業日前の事前準備を徹底することが
とても重要です。
この事前準備がないと
これらの関係各所から
休日に電話がかかってきてしまう可能性があります。
電話がかかってくるであろう事態を先に想定しておく
こうならないためにも
事前に電話がかかってくるであろう事態を想定して
休日の前に対応しておくことが大切です。
簡単なチェックリストを作ってみたので
よろしければ活用してみてください。
- 事前に頂いているお客様からの問い合わせについては全てお答えしたか？
- 自分の仕事に関して、確実に引継ぎを行ったか？
- 担当する全てのお客様に対して、自分が明日仕事をお休みすることをお伝えしたか？
- 上司に提出する書類や提出物は締め切りまでに提出しているか？
- ルーティン作業の漏れはなかったか？
このチェック項目を確認し
事前に先回りをして
電話がかかってくる芽を潰しておくことが大切になってきます。
これが最終的に
自分のため、お客様のためになります。
次に上記のチェック項目について
より詳細に解説していきます。
事前に頂いているお客様からの問い合わせについては全てお答えしたか？
特に営業職寄りの項目になります。
営業職の場合、お客様から多くのお問合せを
頂くことになると思います。
これらのお問合せはなるべく早くお返事差し上げることが肝要です。
これがお客様との信頼関係構築の肝になってきます。
どんなに遅くとも先方から催促される前
までには回答しましょう。
これを自分が怠たった結果、先方から電話がかかってきたとしても
自業自得であると言わざるをえません。
自分のためにもお客様のためにも
お問合せについてはしっかりと回答しましょう。
自分の仕事に関して、確実に引継ぎを行ったか？
自分の担当業務を引き継ぐ相手に対して
きちんと、確実に、分かりやすく引継ぎは完了していますか？
仕事は一人ではできません。
どんな時でも相手の立場に立って考えることが重要です。
引き継ぐ際にはマニュアル作りも大事になってきます。
口頭の引継ぎでは
確認の電話が都度かかってくることも考えられます。
急に自分が休まざるを得ない事態も想定し
通常時から誰が見てもわかりやすいマニュアルを作成しておきましょう。
担当する全てのお客様に対して、自分が明日仕事をお休みすることをお伝えしたか？
自分が担当する全てのお客様に対して
自分が明日休みであることをお伝えしましたか？
これらを怠ると、お客様は当然のように
自分がいつも通り働いているものとして電話をかけてきます。
こうなってしまっては自分もお得意先も
良い気持ちはしませんよね？
逆にお客様に対して休みであると
お伝えしているにも関わらず電話がかかってきた場合。
この場合は例外として、できる限り電話を取ったほうが
よろしいかと思います。
理由としては
トラブルや緊急を要する要件であることが多いからです。
電話は緊急時に使用するもの。
このパターンの場合は
できる限り対応することをお勧めします。
担当する全てのお客様に対して、自分が明日仕事をお休みすることをお伝えしたか？
上司や上長への提出物は
きちんと提出が済んでいますか？
未提出のままだと、確認の電話が
かかってくることが考えられます。
しかし、上長は部下の提出物をもとに
その先の仕事をしなければなりません。
相手のことを考え、提出物は遅くとも
締め切り日の前日までには提出するようにしましょう。
あなたの上司だって
わざわざ電話はしたくないはずです。
ルーティン作業の漏れはなかったか？
どの職業にも、一日のルーティンワークは
あると思います。
このルーティンに漏れがあった場合、
職場から確認の電話がかかってくる可能性があります。
これも本来であれば、電話をかける相手は
しなくてもいい仕事になります。
相手の余計な仕事を増やさないためにも
自分が休む前日はいつも以上に仕事の漏れがないか確認しましょう。
休日の電話の減らし方について②
次の方法を解説します。
減らし方①は、どちらかというと
自分自身の仕事の振る舞い方について解説しました。
一方こちらの項目は、電話が多い相手に対して
電話そのものの意識を変えていく方法になります。
電話がかかってくる相手を上手く手玉にとる
その方法は、電話の相手を上手く手玉にとることです。
手玉にとる、と聞くと少々聞こえが悪いかもしれません。
しかし、あくまで相手に失礼が無いように
こちらが上手く相手をコントロールする方法になります。
また、自分の仕事が
きちんとできていることが前提です。
順番に解説していきます。
自分が電話を常に取れるわけではないと相手に認識させる
これは私の失敗談から学びました。
電話が多い相手に対して
朝でも昼でも夜でも電話を取っているとどうなるか？
相手はあなたが、自分の電話に対して
いつかけても当然出るだろうと認識させてしまうことになります。
こうなってしまうと非常に厄介です。
相手はこちらのことなど全く構うことなく、
どんな時でも電話をかけてくることになってしまいます。
営業マンである以上
お客様からのお電話は本来喜ばしいもの。
それでも、最低限のTPOはわきまえて欲しいものです。
これを防ぐためには
- 電話に出られない時は無理して電話に出ないこと
- メールを頂ければスムーズにお返事できることを事前にお伝えすること
- 電話に出られなかった場合、その旨のメールを即差し上げること
これを徹底することで
電話の多い相手に対しても
電話の回数を無理なく減らしていくことが可能です。
電話に出られなくても
その後、フォローのメールを1本差し上げるだけで
相手の印象は全く違ったものになります。
重要なことは
自分は常に電話に出ることができるわけではないと
相手に徹底的に刷り込むことです。
そもそも、ビジネスにおいて
電話が多いことはマイナスでしかありません。
電話が多い人に仕事ができる人はいない印象です。
ビジネスにおける電話の弊害については
こちらの記事をご参照ください。
できるだけメールを頂くようにお願いをする
上述しましたが
ビジネスにおいて電話が多いことは
マイナス要素以外の何物でもありません。
それは、電話というものは
相手の都合を無視して
相手の時間を強制的に奪う行為だからです。
また、電話は形に残りません。
最悪の場合、言った言ってないのトラブルに発展します。
一方、メールだとそれが皆無になります。
また、自分の都合で内容を見ることができます。
余計なトラブルを防ぐためにも
メールの意義を相手にお伝えし
仕事の話は出来る限りメールで頂くように促しましょう。
電話が当たり前だった相手に対して
急に改善することは難しいかもしれません。
しかし、これを徹底できると
圧倒的に電話が鳴る回数は少なくなります。
それに自分自身のストレスも大幅に軽減されます。
そして、こうやって電話からメールに
切り替えてくれた相手に対しては
誠心誠意の対応をするようにしましょう。
相手が自分に応えてくれた以上
自分も相手に応えないといけません。
まとめ：自分自身で環境を変える努力をして休日を有意義なものに変えていこう。
まとめになります。
休日の仕事の電話を減らすためには
- 休業日前日の事前準備を徹底する
- 電話がかかってくる相手を上手く手玉にとる
これらを徹底することで、電話の回数は激減するはずです。
これらの改善策を試したうえで
それでも休日の電話が減らない場合は
上司に相談をしましょう。
それでも改善できなかった場合。
それはもう職場の問題になってきます。
こうなると部署移動や転職を考えるのも
一つの手かもしれません。
それでは、本日もお読み頂きありがとうございました！
Twitterもやっておりますので
お時間があれば覗いてみてください。
休日の電話を減らして
自分の時間や大切な人との時間を
有意義なものにしてくださいね。
それでは、たいちゃんパパでした！
